Personvernerklæring

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Fiskeri- og havbruksnæringens forsknings-finansiering AS (FHF) samler inn og bruker personopplysninger.

Erklæringen gir deg den informasjonen du har krav på når det samles inn personopplysninger om deg, herunder generell informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger, hvem vi deler personopplysninger med, samt dine rettigheter.

Hva er en personopplysning?

En personopplysning er enhver opplysning som direkte eller indirekte kan knyttes til en fysisk person, herunder blant annet navn, postadresse, e-postadresse, IP-adresse og mobilnummer. 

Hvem er behandlingsansvarlig?

FHF (organisasjonsnummer 921 995 121), ved administrerende direktør, er behandlingsansvarlig for de personopplysninger FHF behandler i forbindelse med forsknings- og utviklingsprosjekter (FoU-prosjekter), når du besøker våre nettsider, eller når du kommer i kontakt med oss på annen måte.

Hvilke personopplysninger behandler vi?

For å kunne tilby våre tjenester på en effektiv og sikker måte, samler vi inn og behandler ulike typer personopplysninger.

Typene personopplysninger vi samler inn:

Vi samler inn ulike typer personopplysninger for å kunne tilby og forbedre våre tjenester. Disse inkluderer, men er ikke begrenset til:

• Kontaktinformasjon: Navn, telefonnummer og e-postadresse.
• Identifikasjonsinformasjon: Fødselsdato og personnummer.
• Betalingsinformasjon: Bankkontoinformasjon
• Brukerinformasjon: Brukernavn og annen informasjon relatert til brukerkontoer.
• Kommunikasjonsdata: E-poster, meldinger og annen korrespondanse mellom deg og oss.
• Grafisk data: Bilder og opptak av arrangement.
• Tekniske data: IP-adresser, nettlesertype, operativsystem og annen teknisk informasjon som samles inn gjennom bruk av våre tjenester.

Kildene vi samler inn personopplysninger fra:

Vi samler inn personopplysninger fra flere kilder, inkludert:

• Direkte fra deg: Når du registrerer deg for våre tjenester, fyller ut skjemaer eller kommuniserer med oss.
• Automatisk gjennom bruk av våre tjenester: Når du bruker våre nettsider eller applikasjon, samler vi automatisk inn tekniske data og bruksdata.
• Tredjeparter: Vi kan motta informasjon fra tredjepartsleverandører, som markedsføringspartnere og offentlige registre.

Vi kan også behandle andre opplysninger dersom disse er samlet inn på grunnlag av ditt samtykke. Du vil i så fall få spesifikk informasjon om hvilke opplysninger vi samler inn og hva de brukes til når vi ber om ditt samtykke.

Anonymiserte opplysninger er ikke underlagt begrensninger med hensyn til behandling, ettersom de ikke lengre kan knyttes direkte eller indirekte til en person.

Hvorfor behandler vi dine personopplysninger og hvor hentes opplysningene fra?

Vii behandler personopplysninger i forbindelse med blant annet administrasjon av våre FoU-prosjekter, til utsendelse av nyhetsbrev og ved påmelding til konferanser og arrangementer. Vi behandler også personopplysninger for å oppfylle våre lovfestede plikter og for å kunne fremlegge opplysninger for kompetent myndighet når dette er pålagt oss i henhold til norsk lov.

Opplysningene vi samler inn for de relevante formål inkluderer både opplysninger du selv oppgir, informasjon vi samler inn tilknyttet dine besøk på våre nettsider, samt opplysninger som innhentes fra offentlig tilgjengelige kilder, som for eksempel fra din virksomhets nettside.

Kontaktregister

Vi lagrer kontaktinformasjon i vår prosjektdatabase. Formålet med denne behandlingen er å kunne identifisere og finne kontaktinformasjon til prosjektleder og prosjekt- og referansegruppemedlemmer, samt fag- og ressursgrupper. Videre er formålet å ta ut statistikk, rapporter og oversikter knyttet til prosjekter.

For å ivareta hensynet til transparens, er en oversikt over FHFs styremedlemmer, fag- og ressursgrupper og prosjekt- og referansegruppemedlemmer tilgjengelig på www.fhf.no.

Saksbehandling og arkiv

FHF bruker et NOARK-godkjent arkiv- og saksbehandlersystem til elektronisk journalføring, elektronisk lagring av dokumenter, samt duplikat av vårt kontaktregister. Det er utarbeidet rutiner for bruk av arkivsystemet og registrering, lagring og oppbevaring skjer i henhold til arkivlovgivningen. Ved innsyn utleveres personopplysninger i henhold til offentlighetsloven og forvaltningsloven.

Ved innsending av innspill lagrer FHF informasjon om avsenders navn, telefonnummer, e-postadresse og tilhørighet til virksomhet i kontaktregistret.

Hvis du retter en henvendelse til FHF ved for eksempel å sende oss en e-post, vil relevante opplysninger kunne bli lagret, som navn og e-postadresse.

FHF er pålagt å ha en offentlig postjournal. En journal er en systematisk og fortløpende registrering av alle inngående og utgående saksdokumenter.

Resultatmåling

For å kunne måle prosjektresultater sender FHF ut spørreundersøkelser på e-post, ved prosjektstart og -avslutning. Svarene kan knyttes til navn, arbeidssted og e-postadresse. Svarene behandles deretter ved at det utarbeides sammenstillinger uten personopplysninger (anonyme aggregerte data).

Nyhetsbrev

FHF sender ut nyheter på e-post og publiserer nyhetssaker på sosiale medier slik som på våre Facebook-, LinkedIn og X-sider. I nyhetssakene publiseres videoer og bilder fra FHF-prosjekter. De videoer som publiseres er ofte prosjektleveranser og bilder hentes som regel fra prosjektrapporter.

For at vi skal sende nyhetsbrevene til riktig person, må vi registrere navn, firma og e-postadresse. Disse opplysningene slettes fra vår nyhetsbrevliste når vi får beskjed om at du ikke lenger ønsker å motta informasjon fra oss. Opplysningene slettes også om vi får tilbakemelding om at e-postadressen ikke lenger er aktiv.

Arrangementer

Når du melder deg på FHF-arrangementer og workshops, ber vi deg registrere navn, organisasjon, adresse, e-post, jobbtelefon og stillingstittel. Med unntak av navn og organisasjon, som vil bli publisert på deltakerlister og e-postadresse som vises i innkallelsen til webinarer i Teams, deles opplysninger ikke med andre. 

Opplysninger benyttes til å lage en oversikt over antall personer og bedrifter som deltar på et arrangement, til å sende deg en evalueringsforespørsel i etterkant av arrangementet, samt en invitasjon til neste års arrangement. De to sistnevnte kan du reservere deg imot når du melder deg på arrangementet.

På våre arrangementer tar vi situasjonsbilder som publiseres på www.fhf.no, vår Facebookside, LinkedIn- og X.

Opptak av foredrag, webinar og workshops gjennomført på Microsoft Teams vil noen ganger publiseres på www.fhf.no og i våre sosiale medier-kanaler. I de tilfellene vil det alltid opplyses om at det tas opptak, samt at ytterligere informasjon om behandling av personopplysninger vil finnes i Personvernerklæringen på vår nettside www.fhf.no.

Informasjonskapsler (cookies) på nettsiden

Vi bruker ulike informasjonskapsler (cookies) til å loggføre bruken av fhf.no. Formålet med dette er å føre statistikk over bruken og danne grunnlag for å kunne forbedre nettsiden. Du kan velge å avstå fra bruk av informasjonskapsler ved å endre innstillingene i din nettleser. Dette vil imidlertid kunne medføre at du ikke vil få tilgang til enkelte funksjoner på nettsiden. Du kan lese mer om hvordan vi bruker informasjonskapsler i vårt dokument  «Informasjonskapsler (cookies)» som du finner nederst på vår nettside www.fhf.no.

Google Analytics

For å lage et brukervennlig nettsted analyserer vi brukermønsteret til de som bruker vår nettside gjennom analyseverktøyet Google Analytics. Google Analytics bruker informasjonskapsler for å registrere brukerens IP-adresse som gir informasjon om brukerens bevegelser på nett.

Statistikken gir svar på hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.

FHF anonymiserer brukerens IP-adresse før informasjonen lagres og bearbeides av Google. Dermed kan ikke den anonymiserte IP-adressen brukes til å identifisere deg som besøker vår nettside.

Skyra AS

Vi bruker Skyra for å måle brukeropplevelse på nettsiden. Skyra hjelper oss å forstå hvorfor nettstedet besøkes slik at vi kan skape bedre tjenester som gir økt brukertilfredshet. En del av tjenesten er en spørreundersøkelse. Undersøkelsen samler inn både svar og enhetsdata fra de som frivillig velger å svare. Undersøkelsen har ikke til hensikt å samle personopplysninger, bortsett fra om vi inviterer til brukertesting. All data lagres i Europa. Skyra behandler data i tråd med sin personvernerklæring du kan lese her.

Sosiale medier

FHF benytter sosiale medier i sin virksomhet. Tjenestene vi benytter er: Facebook, LinkedIn, Youtube og X. I forbindelse med din bruk av sosiale medier er det tilbyderen av den aktuelle tjenesten, slik som for eksempel Facebook, som er ansvarlig for dine personopplysninger. Se nærmere informasjon om personvern og dine rettigheter på sidene til den aktuelle tjenestetilbyderen.

For de opplysningene som registreres i forbindelse med din bruk av våre sider på sosiale medier, kan imidlertid FHF ha et delt behandlingsansvarlig med den aktuelle tilbyderen. Dette gjelder imidlertid kun for de dataene som vi i FHF har kontroll over.  

FHF kan få tilgang til anonymisert informasjon knyttet til besøkene på våre sider på sosiale medier. Det er FHF som er ansvarlig for behandlingen av denne informasjonen. FHF kan blant annet få tilgang til demografisk informasjon, antall besøk, klikk og annen aktivitet på våre sider. Informasjonen vi mottar benytter vi til statistikk- og analyseformål, herunder til å kartlegge trender. Dette for å kunne videreutvikle og forbedre våre kontoer på sosiale medier, samt for å stadig kunne tilpasse vår kommunikasjon til våre brukere. Det at informasjonen vi mottar er anonymisert innebærer at FHF ikke på noen måte vil kunne benytte informasjonen til å identifisere deg. Det er således ikke snakk om personopplysninger.

Utbetaling av honorar/reiseutgifter

FHF registrerer opplysninger som er nødvendig for utbetaling av honorarer og reiseutgifter til deltagere i fag-, ressurs- og ekspertgrupper, evaluatorer og styremedlemmer.

Henvendelser til FHFs sentralbord

Når du ringer inn til FHFs sentralbord registreres nummer, tidspunkt for anropet samt anropets lengde.

Besøkende til FHFs lokaler

Når du besøker FHFs lokaler registreres navn, firma, telefonnummer og tidspunkt for besøket.

Hvorfor har vi lov til å behandle dine personopplysninger?

Vi behandler personopplysninger i forbindelse med blant annet administrasjon av våre FoU-prosjekter, til utsendelse av nyhetsbrev og ved påmelding til konferanser og arrangementer. Vi behandler også personopplysninger for å oppfylle våre lovfestede plikter og for å kunne fremlegge opplysninger for kompetent myndighet når dette er pålagt oss i henhold til norsk lov. Etter personopplysningsloven plikter FHF å basere sin behandling av personopplysninger på et lovlig behandlingsgrunnlag. Vår behandling av personopplysninger skjer med grunnlag i et eller flere av de følgende grunnlagene:

Den registrerte har samtykket til behandling av sine personopplysninger for ett eller flere spesifikke formål  (GDPR artikkel 6 (1) a).

Behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i (GDPR artikkel 6 (1) b).Behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse som påhviler oss (GDPR artikkel 6 (1) c).

Behandlingen er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet (GDPR artikkel 6 (1) e).

Behandlingen er nødvendig for formål knyttet til de berettigede interessene som forfølges av oss, med mindre den registrertes interesser eller grunnleggende rettigheter og friheter går foran og krever vern av personopplysninger (GDPR artikkel 6 (1) f).

Er det frivillig å gi fra seg opplysningene?

Det er frivillig å oppgi personopplysninger i forbindelse med tjenester som å motta nyhetsbrev og påmelding til arrangement.

Ved deltagelse i FHF-finansierte prosjekt må du imidlertid oppgi navn, firma, e-postadresse og jobbtelefonnummer. Videre må du oppgi navn, personnummer og kontonummer ved utbetaling av honorar for deltakelse i fag-, referanse- og ressursgruppemøter.

Hvem deler vi personopplysninger med?

Vi vil kunne dele dine personopplysninger med våre tekniske underleverandører der dette er nødvendig for å oppfylle vår oppdragsforpliktelse. Dersom det foreligger en lovfestet plikt, vil vi også kunne dele dine opplysninger med offentlige myndigheter.

De selskapene vi engasjerer som behandler personopplysninger på vegne av oss, kalles databehandlere. Når vi benytter en databehandler inngår vi en databehandleravtale som regulerer hvordan behandleren kan behandle de personopplysningene som blir gjort tilgjengelig. Databehandleravtalene regulerer også hvilke formål personopplysningene kan brukes til på vegne av FHF.

Hvor lenge lagres personopplysningene?

FHF oppbevarer ikke personopplysninger lenger enn nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen. Dette gjelder likevel ikke dersom lagring er lovpålagt i en lengre periode enn det formålet tilsier.

Hvilke personvernrettigheter har du?

Når opplysninger om deg samles inn og brukes, gir personopplysningsloven deg en del rettigheter som du bør kjenne til.

Rett til innsyn i dine personopplysninger

Rett til innsyn gir enkeltpersoner muligheten til å få tilgang til personopplysningene som en virksomhet har samlet inn om dem. Dette innebærer at du kan be om en kopi av alle personopplysninger som er lagret, samt informasjon om hvordan disse opplysningene behandles.

Rett til retting av feilaktige eller ufullstendige data

Rett til retting gir enkeltpersoner muligheten til å få korrigert uriktige eller ufullstendige personopplysninger som en virksomhet har samlet inn om dem. Dette sikrer at informasjonen som behandles er nøyaktig og oppdatert.

Rett til sletting

Rett til sletting, også kjent som «retten til å bli glemt», gir enkeltpersoner muligheten til å få sine personopplysninger slettet når det ikke lenger er nødvendig for virksomheten å beholde dem. Dette kan være aktuelt hvis opplysningene ikke lenger er relevante, eller hvis behandlingen er ulovlig. Som statlig aksjeselskap er FHF blant annet underlagt arkivlova, som forplikter oss å beholde personopplysninger om deg for å oppfylle en lovbestemt forpliktelse.

Rett til begrensning av behandling av personopplysninger

Rett til begrensning om behandlingen av dine personopplysninger innebærer at vi kan lagre dine personopplysninger, men ikke bruke dem til andre formål. Denne retten brukes når du for eksempel bestrider nøyaktigheten av opplysningene, lovligheten av behandlingen, eller hvis du har motsatt deg behandlingen og vi vurderer om våre legitime interesser veier tyngre enn dine interesser.

Retten til å protestere mot behandling basert på berettiget interesse

Retten til å protestere mot behandlingen av dine personopplysninger når denne behandlingen er basert på vår berettigede interesse. Hvis du fremsetter en slik protest, vil vi vurdere om våre legitime grunner til å behandle opplysningene veier tyngre enn dine interesser, rettigheter og friheter.

Rett til å trekke tilbake samtykke

Rett til å trekke tilbake ditt samtykke til behandling av dine personopplysninger gjelder når som helst. Tilbaketrekning av samtykke vil ikke påvirke lovligheten av behandlingen basert på samtykke før det ble trukket tilbake.

Retten til dataportabilitet

Rett til å motta dine personopplysninger som du har gitt til oss, i et strukturert, vanlig brukt og maskinlesbart format. Du har også rett til å overføre disse opplysningene til en annen behandlingsansvarlig uten hindring fra oss, der det er teknisk mulig.

 Dersom du mener at personvernrettighetene dine er brutt, ber vi deg ta kontakt med FHF før du tar kontakt med Datatilsynet. Ofte vil det være nok til å løse saken.

Hvordan beskytter vi personopplysningene dine?

FHF har etablert rutiner og tiltak for å sikre at ikke uvedkommende får tilgang til dine person-opplysninger og at all behandling av opplysningene skjer i tråd med gjeldende rett. Det skilles mellom organisatoriske, tekniske og fysiske tiltak:

Organisatoriske tiltak

• FHF er pålagt å ha et personvernombud som skal gi uavhengige råd til ledelse og ansatte i virksomheten, og kontrollere etterlevelse av personopplysningsloven.
• FHF har implementert tilgangskontroll i våre systemer, og begrenser tilgang til personopplysninger basert på ansattes roller og behov.
• FHF har etablert rutiner og prosedyrer for personvern.

Tekniske tiltak

• FHF benytter brannmurer og moderne antivirusprogrammer for å beskytte mot uautorisert tilgang og ondsinnet eller skadelig programvare.
• FHF gjennomfører regelmessige sikkerhetskopiering av data for å sikre at informasjon kan gjenopprettes i tilfelle tap eller skade.

Fysiske tiltak

• Begrenset tilgang med adgangskontroll til kontorer og datasentre hvor personopplysninger lagres.
• Bruk av låste skap og arkiv for oppbevaring av fysiske dokumenter som kan inneholde personopplysninger.

 Hvordan kan du kontakte oss eller Datatilsynet?

Send oss gjerne en e-post til post@fhf.no hvis du har spørsmål til hvordan vi behandler person-opplysninger, ønsker kontakt med vårt personvernombud eller ønsker å be om innsyn, retting eller sletting mv.

Besøk Datatilsynet.no for å lese mer om personvern og kontaktinformasjonen deres. 

Endringer i denne personvernerklæringen

Det kan forekomme endringer i vår personvernerklæring. Dersom vår personvernerklæring er gjenstand for oppdatering, vil den oppdaterte erklæringen bli gjort tilgjengelig på vår hjemmeside, fhf.no.

 

Ansvarlig: Fredrik I. Johansen
Godkjent: Bodhild Undal
Versjon: 02
Sist revidert: 31.20.2024